Categoria: Mapeamento

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SMED – Porque todo processo tem a possibilidade de ser otimizado

SMED – Porque todo processo tem a possibilidade de ser otimizado

   Para começar a falar sobre SMED, vale a seguinte reflexão, “Temos ciência de todas etapas de nossas atividades para garantir que temos utilizado a maior parte do nosso tempo em atividades que agregam valor ao nosso cliente?”. Você pode estar pensando, o porquê começar com esta reflexão? É claro que ao executar nossas atividades diariamente, o hábito nos torna muito eficientes em seguir determinada rotina, porém vale refletir se os processos que são seguidos, as ferramentas que utilizamos e até o conhecimento que temos, são os melhores possíveis visando a agregação de valor. A análise SMED foi desenvolvida por Shigeo Shingo entre 1975 e 1985 e tem como objetivo reduzir o tempo de execução de atividades que não agregam valor, porém aqui fica a pergunta, como identificar estas atividades e encontrar pontos possíveis de redução?

   Um projeto de melhoria buscando a redução do tempo em atividades que não agregam valor, pode partir de vários tipos de ferramentas (VSM, SIPOC, SMED …) ou até da combinação delas, mas o fator mais importante aqui é identificar em quais pontos podemos aplicar mudanças de processo ou incremento de tecnologia (estado da arte do momento) para que ocorra a redução do tempo. Pensando sobre qual tema abordar neste artigo, assistindo ao filme Ford vs Ferrari algo me chamou a atenção. Em certo momento do filme, em um dos pit stops um dos atores do filme nota a diferença de velocidade com que as peças dos carros de corrida eram trocadas pelas equipes da Ferrari e da Ford. Vendo isso, prontamente recordei da análise SMED, a propósito, você sabe como ela surgiu?

   A sigla SMED significa single minute exchange of dies, é um método desenvolvido com o objetivo de reduzir o tempo operacional de setup simplificando o processo, a ponto do tempo de execução ser descrito em um único dígito. A produtividade de uma máquina pode ser afetada ou beneficiada consideravelmente dependendo do seu tempo de setup (operações realizadas em uma máquina ou processo para o início de uma operação), portanto entender como é o processo de setup e os tipos existentes é fundamental para a aplicação desta metodologia. Podemos dividir o setup em dois tipos, interno e externo, vamos descrever o que isso significa na figura 1.

Figura 1 – Setup Interno x Setup Externo

Fonte – Criação própria

   A quantidade de setups em seu processo é relacionada as diferentes atividades que você executa, pois para cada atividade é necessário um setup diferente. Sabendo disso é fundamental que se conheça as atividades que serão executadas em um dia por exemplo, para que seja possível reduzir ao máximo o número de setups que serão realizados. Tão eficiente quanto reduzir o tempo de setup é reduzir a quantidade de setups realizados!

   Para aplicar o SMED existem 6 etapas:

  1. Conhecer as atividades do setup atual: Mesmo a atividade atual não tendo um procedimento mapeado registre toda a operação para que você possa estuda-la. Filmar a atividade é uma excelente forma de conhecer a movimentação e ações realizadas no setup.
  2. Analisar as atividades do setup atual: Com a gravação em mãos elabore uma lista com as atividades executadas com o equipamento parado (setup interno) e outra com o equipamento em movimento (setup externo). Com isso você poderá entender onde efetuar as mudanças.
  3. Otimizar as etapas de setup interno e externo: Com as atividades listadas, analise quais podem ser eliminadas e quais podem ser simplificadas. Como o setup externo é menos prejudicial ao tempo de execução, caso não seja possível eliminar a atividade, se possível a transforme em setup externo.
  4. Testar e analisar o setup otimizado: Após otimizar as atividades realize testes para validar a melhoria e realize ajustes quando forem necessários.
  5. Formalizar a mudança para toda equipe: Com o novo processo funcionando da maneira como foi planejado reduzindo o tempo de setup, estruture um fluxograma informando cada etapa de execução, formalize com todos do time o procedimento padrão da atividade e treine os executantes.
  6. Gerar um histórico de desempenho: Embora na etapa 5 você já tenha obtido o resultado da melhoria é benéfico que você estabeleça métricas para medir o desempenho de todos, pois para estruturar a melhoria realizada, utilizou-se os recursos que estavam disponíveis no momento e é possível que no futuro, novas ferramentas ou um conhecimento melhor do processo te permita aprimorá-lo ainda mais.

   É valido lembrar que o SMED pode ser aplicado tanto no quesito humano quanto no quesito máquina. Atividades podem ser aprimoradas treinando os profissionais com novas técnicas e procedimentos, mas também podem ser melhoradas sob o uso de novas tecnologias, ao realizar testes das mudanças efetuadas para validação da melhoria é recomendado que sejam analisadas por um período considerável de tempo para que o estudo não caia no efeito Hawthorne, onde a melhoria não ocorre devido as mudanças realizadas e sim devido ao time ter a consciência de que suas atividades estão sendo medidas.

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Kanban! – Um caminho de sucesso para a sua empresa

Kanban! – Um caminho de sucesso para a sua empresa

   Não é possível falar de Kanban sem falar da Toyota e é claro Taiichi Ohno, que foi o criador desta ferramenta em 1953. A história da criação do Kanban se baseia num estudo de Taiichi Ohno, onde ao realizar um benchmark para entender como era o processo de produção na época, notou que o sistema de produção utilizado naquele período produzia com o objetivo de se ter estoque (MTO – make to stock) para atender ao cliente, ou seja, era um sistema de produção empurrada.

   A história nos conta que após realizar esta análise, certo dia refletindo sobre o que acabara de decifrar, a atenção de Taiichi Ohno foi despertada em um supermercado ao ver como funcionava a reposição das gondolas. Ao ser retirado o produto pelo cliente, o repositor inseria outra unidade na gondola para manter o estoque para consumo. O conceito de fazer para atender o pedido (MTO – make to order) foi implementado para gerenciar a produção e movimentação no chão de fábrica, ou seja, sempre que um processo posterior consumia um material do processo anterior, era reposta na mesma quantidade o material (produção puxada), evitando o problema da superprodução causada muitas vezes pela produção em massa. Uma comparação simples dos dois sistemas de produção pode ser analisada na figura1.

Figura 1 – Produção Puxada x Produção Empurrada

Fonte – Criação Própria

   O Kanban é uma das principais ferramentas que possibilitam o pleno funcionamento do Sistema Toyota de Produção e é valido lembrar que ele não elimina o estoque dentro de uma fábrica e sim possibilita que se mantenha uma quantidade mínima de estoque permitindo um melhor controle dos processos da fábrica. Além da aplicação do Kanban na área produtiva, ele também é muito utilizado na área administrativa das empresas, pois é uma ferramenta que mostra em qual estagio se encontra determinado processo. Assim como outras ferramentas de controle de processos, o Kanban também possui algumas variações que foram estruturadas no decorrer do tempo, que são:

Kanban de produção: Nesta aplicação autoriza-se o processo a produzir em determinada quantidade, baseado no pedido do cliente. A cada tarefa finalizada, o cartão Kanban é inserido na próxima coluna e consequentemente indicando que outra tarefa pode ser iniciada. Este tipo de quadro Kanban poderia por exemplo estar presente em cada setor produtivo de uma empresa, pois a cada atividade concluída dentro de um setor, o cartão que está presente em Done poderia indicar um novo To Do em outro quadro de outro processo. Na figura 2 temos um exemplo de como poderia ser construído o quadro Kanban de produção.

Figura 2 – Kanban de Produção

Fonte – Criação Própria

Kanban de transporte: Nesta aplicação um dos principais benefícios é a possibilidade de se ter uma movimentação mais assertiva em sua fábrica, fazendo com que determinado produto somente seja deslocado quando atingir uma quantidade mínima para movimentação, desde que isso não interfira no andamento do processo posterior, causando aumento no tempo de espera por falta do recurso que está sendo movimentado. Outra possível aplicação seria em transportadoras, onde seria possível ter o controle das encomendas que necessitam ser enviadas, as que estão à caminho e as que já foram enviadas. Na figura 3 temos um exemplo de como poderia ser construído o quadro Kanban de transporte.

Figura 3 – Kanban de transporte

Fonte – Criação Própria

Kanban de estoque: Nesta aplicação tem-se um controle visual da necessidade de compra de matéria prima para reposição de consumo para manter o estoque de segurança, sempre que os Kanbans forem movimentados para o quadro vermelho. Existem diversos templates para este tipo de quadro, na figura 4 temos um exemplo de como poderia ser construído o quadro Kanban de estoque.

Figura 4 – Kanban de Estoque

Fonte – Criação Própria

Kanban de atividades administrativas: Nesta aplicação temos mais uma adaptação do quadro Kanban, desta vez utilizado para gerenciar as atividades dentro de setores administrativos. Onde pode ser utilizado o conceito para controlar as atividades que precisam ser executadas, estão em andamento, estão em espera ou que já estão concluídas. Na figura 5 temos um exemplo de como poderia ser construído um quadro Kanban de atividades administrativas.

Figura 5 – Kanban de Atividades Administrativas

Fonte – Criação Própria

   Existem algumas regras de ouro na aplicação do Kanban para que seja possível extrair o melhor desta metodologia. Exemplo disso é a quantidade de atividades dispostas nas colunas To Do e Doing, onde é recomendado que sejam dispostas um número pequeno de atividades para que a atenção do executante não seja dispersa e não prejudique sua performance de trabalho. O uso do Kanban traz consigo algumas possibilidades de melhoria em seu processo, que são:

– Otimização de tempo: Melhorando a movimentação dos processos em seu trabalho, proporcionando uma visão geral a todos do time, referente as etapas que já foram concluídas, as que estão em andamento e as que ainda necessitam ser iniciadas.

– Otimização do uso dos seus recursos: Fazendo com que somente sejam consumidos recursos materiais e mão de obra para atender à solicitação do cliente.

– Aumento de produtividade: Garantindo a gestão visual de seus processos ficará mais fácil decidir a ordem de execução das atividades. Uma excelente ferramenta para te auxiliar na priorização de seus trabalhos é a Matriz de Eisenhower.

– Visão sistêmica e eliminação de processos que não agregam valor ao cliente.

   O conceito do Kanban não só pode como também é inserido dentro do mundo digital, com ferramentas que automatizam a movimentação dos cartões. Você pode utilizar alguns dos sites abaixo que possuem soluções para o funcionamento do Kanban.

– Trello

– Breeze

– Notion

– Kanban Tool

– Monday

– Kanban Flow

 

   A aplicação do Kanban pode ajudar muito no controle dos processos das empresas e em nossas atividades no dia a dia, porém sempre é necessário analisar se a aplicação dele se encaixa nas nossas necessidades. Devemos sempre tomar muito cuidado com o micro gerenciamento, pois ele pode tornar os processos mais lentos, que é exatamente o oposto do objetivo da aplicação do Kanban.

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Matriz de decisão, um método eficiente para alta performance

Matriz de decisão, um método eficiente para alta performance

   Assim como projetos possuem início, meio e fim, seu dia também possui um tempo limitado. Em nossas 24h diárias, quantas horas agregamos valor? Quantas horas temos de descanso? Quantas horas temos de locomoção, alimentação e exercícios? E, quantas horas temos de trabalho? Eu poderia criar uma lista de todas as possíveis tarefas que fazemos diariamente, mas a questão é, estamos tendo alta performance para atingir os nossos objetivos?

   Primeiramente é válido refletir, o que estamos buscando em nossa vida? Estamos direcionando nossas energias e nosso tempo em atividades que nos ajudam a conquistar aquilo que nos dispusemos a conseguir? Faço esta reflexão pois para tomar uma decisão precisamos saber o que queremos e conforme Napoleon Hill diz em seu livro Think and Grow Rich, “a nossa capacidade de transformar as coisas em realidade está diretamente relacionada a nossa capacidade de transformar pensamentos em ações por meio de um propósito definido“ o que nos leva novamente ao conceito de Mastermind, onde no caso do Mastermind diz-se que “onde dois ou mais unem esforços para se atingir um propósito definido não se tem a soma das mentes, e sim um resultado único e poderoso gerado pela harmonia”, embora o conceito seja amplamente falado para um grupo, individualmente o resultado também mostra-se eficiente, pois temos inúmeros exemplos de pessoas que antes de se juntarem a outras trabalharam com foco no que planejaram por longos períodos, até atrair olhares de apoiadores e clientes, também é uma fala de Napoleon Hill que “antes de alguém acreditar em sua ideia, o primeiro a acreditar deve ser você mesmo!”.

   Propósito definido, Mastermind, tempo e outros conceitos necessitam de ferramentas para que possamos estruturar nossa tomada de decisão e nada melhor do que utilizar uma Matriz de Decisão, ou melhor Matriz de Eisenhower. Você sabe quem foi Eisenhower? Dwight Eisenhower foi o 34º presidente dos EUA e também general do exército comandante na segunda guerra mundial, além de tudo isso ele era considerado um mestre quando o assunto era controle do tempo e seu método mais famoso é a tal de Matriz de Eisenhower. Este método possui 4 princípios, que são:

  1. Fazer de imediato atividades com alto grau de relevância e urgência.
  2. Se programar para realizar atividades que hoje são importantes, mas não possuem urgência.
  3. Postergar atividades que não se mostram importantes e urgentes.
  4. Delegar atividades urgentes, mas que não possuem alto grau de agregação de valor.

   Não existe nenhum segredo no pensamento desses princípios, não é mesmo? Eles fazem total sentido e muitas vezes em nossa rotina definimos em nossa cabeça a ordem de nossas atividades, porém é muito difícil seguir apenas desta maneira, pois ficamos suscetíveis ao esquecimento, julgar que atividades são muito importantes e urgentes, mas poderem esperar e até mesmo assumirmos atividades que não agregam tanto valor, como outras que deixamos de lado. Isso tudo pode ser resolvido inserindo nossas atividades na Matriz de Einsenhower conforme figura 1.

Figura 1 – Template Matriz de Eisenhower

Fonte da ilustração – Criação própria

   Para aplicar esta matriz procure inicialmente listar todas as tarefas você mesmo ou com o seu time, caso estejam desenvolvendo algo em equipe. Após listar todas as tarefas passe uma a uma analisando com os seguintes critérios.

1.Caso a atividade analisada precise ser resolvida imediatamente e possua um alto impacto caso não seja feita, insira no quadrante Ações imediatas e informe o tempo de execução e o responsável pela atividade, procure também estabelecer prazos, o mesmo vale para os outros quadrantes.

2.Caso a atividade não necessite de uma ação rápida, porém ela tenha um impacto relevante em seu negócio/projeto caso não seja executada, insira no quadrante Ações importantes.

3.Caso a atividade não seja urgente e não tenha impacto relevante, significa que você pode deixar para depois, então insira no quadrante Postergar.

4.Caso a atividade tenha certo grau de urgência, mas não tenha um grande impacto, se possível procure delegar a outra pessoa, portanto insira no quadrante Delegar.

   Realizando esta separação tenha certeza de que você e seu time estarão orientados a executar atividades de alta agregação de valor, cumprindo prazos e atingindo resultados constantes. Existem outros modos de controle de atividades que podem ser complementares a esta técnica, como por exemplo o quadro Kanban. Em meu próximo artigo abordarei esta outra técnica, mostrando ferramentas online que podem te ajudar a estrutura-las de uma maneira dinâmica.

Muito obrigado !

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MAPEAMENTO DE PROCESSOS

MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Dentro das organizações existem subdivisões que formam a estrutura da empresa. Estas divisões possuem missões definidas e são frequentemente separadas nos setores da figura 1.

Figura 1 – Setores da empresa

Fonte: Criação própria

     Seja qual for a empresa que você trabalha ou administra seu próprio negócio, as atividades setorizadas da figura 1 estão ou estarão presentes de alguma forma, talvez com outros nomes ou com funções com junções de atividades. É muito importante conhecer as funções que cada profissional executa dentro do time, para que possa ser realizado o direcionamento correto das atividades e execução da melhor maneira possível. Embora tenham sido descritas as missões de cada setor de maneira bem enxuta, elas podem servir como base para sua compreensão da organização.

     Na figura 2 apresentam-se as etapas que ocorrem dentro da empresa até o ato da venda e entrega do produto final. Note que existe um ciclo, a cada novo cliente o processo se repete, assim como um conjunto de engrenagens é necessário que cada função seja executada para garantir a entrega final. 

     Você conhece o trabalho que é executado após a sua atividade dentro da empresa? Com a ferramenta “SIPOC” que descreverei neste artigo, será possível você utilizá-la para compreender a organização que você atua e assim obter a visão sistêmica das fases dos processos.

Figura 2 – Etapas até a entrega do produto ou serviço

Fonte: Criação própria

   Perceba a importância de cada setor para o sucesso do trabalho, todos os dias um “Cliente em potencial” entra em contato com seu time de vendas (externas ou internas) que elabora uma proposta comercial do produto ou serviço que vocês oferecem. Para que o acordo comercial seja efetivado, faz se necessário muitas vezes a participação do setor jurídico de sua empresa para análise dos contratos/propostas. Com o acordo firmado, se você presta serviços seu time de planejamento estabelecerá um cronograma das atividades para executar no cliente e caso seu trabalho seja fornecer um produto é realizada uma consulta ao almoxarifado sobre a disponibilidade dos materiais para a produção.

    Em caso de necessidade de compra de algum material o time de compras é acionado para junto com o financeiro adquirir o material necessário com o menor custo benefício, assim acionando o fornecedor. 

  Posteriormente o time fiscal analisa a entrada/recebimento do material em conjunto com o time de logística para então liberar para o almoxarifado encaminhar para a produção que está diretamente relacionada ao time de qualidade/melhoria contínua e segurança.

   Com o produto disponível ele é encaminhado a logística/expedição para então partir ao cliente, mas o processo não acaba com a entrega do produto, é muito importante que o time de pós vendas esteja sempre atento com a satisfação do cliente, ouvindo as reclamações/sugestões para que caso necessário o time de engenharia possa desenvolver novos produtos e soluções e o time de marketing realizar a divulgação para manter o ciclo de trabalho.

  Dentre todas estas atividades, todas necessitam de quatro setores estratégicos da empresa, que são:

1.      Recursos humanos: Captando profissionais capacitados para desempenhar as funções.

2.      TI (tecnologia da informação): Garantindo o funcionamento do sistema de controle (ERP) da empresa.

3.      Engenharia de processos: Otimizando as tarefas realizadas por todo o time.

4.      Planejamento: Direcionando e mostrando o rumo que a empresa pretende levar.

Você já ouviu falar em SIPOC ?

   Sabia que esta ferramenta pode te auxiliar a mapear os processos da empresa, facilitando seu trabalho e definição de propósito no dia a dia?

    Na tabela 1 apresento a você o significado de cada letra desta ferramenta e explico como realizar o mapeamento de um processo.

Tabela 1 – Significado e explicação de cada etapa

Fonte: Criação própria

     A ferramenta SIPOC é um instrumento que permite que sejam mapeados processos produtivos (chão de fábrica) e setores administrativos dentro da empresa. Um conjunto de SIPOC´s gerados permite que você tenha em mãos o mapa completo do seu processo. Sob a óptica dos processos produtivos, podemos destacar que o SIPOC possibilita a visão sistêmica do chão de fábrica, como exemplo, na tabela 2 temos um SIPOC que simula os processos do setor de pintura de uma empresa automotiva.

Tabela 2 – Processo de uma planta automotiva

Fonte: Criação própria

    O mapeamento apresentado permite que sejam conhecidas as etapas do processo, mostra de onde vem o material a ser trabalhado, o que é o material, em quais etapas ele irá passar, como ele será entregue e onde ele será entregue. Sob a óptica dos processos administrativos da organização também é possível utilizar esta ferramenta para se obter uma visão macro das atividades de um setor, vejamos agora o exemplo dado pela tabela 3 simulando a fase de cotação de um produto.

Tabela 3 – Processo de cotação de um produto

Fonte: Criação própria

    Com o mesmo modelo de mapeamento em um processo administrativo, assim como em processos de fabricação de um produto, podemos enxergar de onde vem, o que é, quais etapas passará, como e onde será entregue. Esta visão setorizada de processos se mostra muito importante inclusive na compreensão dos KPI´s de setores da empresa, pois setorizando com Supplier e Customer (de onde vem e onde será a próxima etapa), descrevendo esta, como o próximo setor e não o cliente final, possibilita que não ocorra uma batalha de KPI´s entre os setores da empresa, onde tendo somente o cliente final como objetivo as métricas sofrem distorção, pois de nada adianta por exemplo um time de compras baixar seu custo mensal na aquisição de peças para a empresa e o time de montagem passar a ter problemas de qualidade por causa da peça que teve redução de custo ou uma equipe de vendas externas possuir uma elevada captação de clientes para elaboração de propostas e o time de vendas internas não concretizar a venda do produto.

     Como você tem usado os KPI´s para analisar seus processos?

     Não perca o próximo artigo onde apresentarei técnicas que podem ser utilizadas para estabelecer métricas efetivas em seus processos.

Muito obrigado pela atenção e até a próxima !

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