Kanban! – Um caminho de sucesso para a sua empresa
Não é possível falar de Kanban sem falar da Toyota e é claro Taiichi Ohno, que foi o criador desta ferramenta em 1953. A história da criação do Kanban se baseia num estudo de Taiichi Ohno, onde ao realizar um benchmark para entender como era o processo de produção na época, notou que o sistema de produção utilizado naquele período produzia com o objetivo de se ter estoque (MTO – make to stock) para atender ao cliente, ou seja, era um sistema de produção empurrada.
A história nos conta que após realizar esta análise, certo dia refletindo sobre o que acabara de decifrar, a atenção de Taiichi Ohno foi despertada em um supermercado ao ver como funcionava a reposição das gondolas. Ao ser retirado o produto pelo cliente, o repositor inseria outra unidade na gondola para manter o estoque para consumo. O conceito de fazer para atender o pedido (MTO – make to order) foi implementado para gerenciar a produção e movimentação no chão de fábrica, ou seja, sempre que um processo posterior consumia um material do processo anterior, era reposta na mesma quantidade o material (produção puxada), evitando o problema da superprodução causada muitas vezes pela produção em massa. Uma comparação simples dos dois sistemas de produção pode ser analisada na figura1.
Figura 1 – Produção Puxada x Produção Empurrada
Fonte – Criação Própria
O Kanban é uma das principais ferramentas que possibilitam o pleno funcionamento do Sistema Toyota de Produção e é valido lembrar que ele não elimina o estoque dentro de uma fábrica e sim possibilita que se mantenha uma quantidade mínima de estoque permitindo um melhor controle dos processos da fábrica. Além da aplicação do Kanban na área produtiva, ele também é muito utilizado na área administrativa das empresas, pois é uma ferramenta que mostra em qual estagio se encontra determinado processo. Assim como outras ferramentas de controle de processos, o Kanban também possui algumas variações que foram estruturadas no decorrer do tempo, que são:
Kanban de produção: Nesta aplicação autoriza-se o processo a produzir em determinada quantidade, baseado no pedido do cliente. A cada tarefa finalizada, o cartão Kanban é inserido na próxima coluna e consequentemente indicando que outra tarefa pode ser iniciada. Este tipo de quadro Kanban poderia por exemplo estar presente em cada setor produtivo de uma empresa, pois a cada atividade concluída dentro de um setor, o cartão que está presente em Done poderia indicar um novo To Do em outro quadro de outro processo. Na figura 2 temos um exemplo de como poderia ser construído o quadro Kanban de produção.
Figura 2 – Kanban de Produção
Fonte – Criação Própria
Kanban de transporte: Nesta aplicação um dos principais benefícios é a possibilidade de se ter uma movimentação mais assertiva em sua fábrica, fazendo com que determinado produto somente seja deslocado quando atingir uma quantidade mínima para movimentação, desde que isso não interfira no andamento do processo posterior, causando aumento no tempo de espera por falta do recurso que está sendo movimentado. Outra possível aplicação seria em transportadoras, onde seria possível ter o controle das encomendas que necessitam ser enviadas, as que estão à caminho e as que já foram enviadas. Na figura 3 temos um exemplo de como poderia ser construído o quadro Kanban de transporte.
Figura 3 – Kanban de transporte
Fonte – Criação Própria
Kanban de estoque: Nesta aplicação tem-se um controle visual da necessidade de compra de matéria prima para reposição de consumo para manter o estoque de segurança, sempre que os Kanbans forem movimentados para o quadro vermelho. Existem diversos templates para este tipo de quadro, na figura 4 temos um exemplo de como poderia ser construído o quadro Kanban de estoque.
Figura 4 – Kanban de Estoque
Fonte – Criação Própria
Kanban de atividades administrativas: Nesta aplicação temos mais uma adaptação do quadro Kanban, desta vez utilizado para gerenciar as atividades dentro de setores administrativos. Onde pode ser utilizado o conceito para controlar as atividades que precisam ser executadas, estão em andamento, estão em espera ou que já estão concluídas. Na figura 5 temos um exemplo de como poderia ser construído um quadro Kanban de atividades administrativas.
Figura 5 – Kanban de Atividades Administrativas
Fonte – Criação Própria
Existem algumas regras de ouro na aplicação do Kanban para que seja possível extrair o melhor desta metodologia. Exemplo disso é a quantidade de atividades dispostas nas colunas To Do e Doing, onde é recomendado que sejam dispostas um número pequeno de atividades para que a atenção do executante não seja dispersa e não prejudique sua performance de trabalho. O uso do Kanban traz consigo algumas possibilidades de melhoria em seu processo, que são:
– Otimização de tempo: Melhorando a movimentação dos processos em seu trabalho, proporcionando uma visão geral a todos do time, referente as etapas que já foram concluídas, as que estão em andamento e as que ainda necessitam ser iniciadas.
– Otimização do uso dos seus recursos: Fazendo com que somente sejam consumidos recursos materiais e mão de obra para atender à solicitação do cliente.
– Aumento de produtividade: Garantindo a gestão visual de seus processos ficará mais fácil decidir a ordem de execução das atividades. Uma excelente ferramenta para te auxiliar na priorização de seus trabalhos é a Matriz de Eisenhower.
– Visão sistêmica e eliminação de processos que não agregam valor ao cliente.
O conceito do Kanban não só pode como também é inserido dentro do mundo digital, com ferramentas que automatizam a movimentação dos cartões. Você pode utilizar alguns dos sites abaixo que possuem soluções para o funcionamento do Kanban.
– Trello
– Breeze
– Notion
– Kanban Tool
– Monday
– Kanban Flow
A aplicação do Kanban pode ajudar muito no controle dos processos das empresas e em nossas atividades no dia a dia, porém sempre é necessário analisar se a aplicação dele se encaixa nas nossas necessidades. Devemos sempre tomar muito cuidado com o micro gerenciamento, pois ele pode tornar os processos mais lentos, que é exatamente o oposto do objetivo da aplicação do Kanban.